Seit dem 17. Dezember 2023 greift die gesetzliche Verpflichtung zur Einführung eines Hinweisgebermeldesystems nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) für Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl zwischen 50 und 249 Personen. Ab diesem Tag mussten diese Unternehmen eine interne Meldestelle etablieren, um den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes gerecht zu werden. Dieser gesetzliche Schritt stellt sicher, dass Unternehmen angemessene Vorgänge und Mechanismen zur Verfügung stellen, um Hinweisgeber zu schützen und eine transparente, vertrauliche Meldung von Missständen zu ermöglichen. Für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern gilt die gesetzliche Verpflichtung bereits seit Mitte Juni 2023.
In den kommenden Abschnitten werden wir die entscheidenden gesetzlichen Bestimmungen des HinSchG beleuchten und darstellen, wie diese gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden können. So kann eine effektive interne Meldestelle betrieben werden, die dazu beiträgt, eine transparente Unternehmenskultur zu fördern.
Einrichtung und Organisationsformen interner Meldestellen
Die interne Meldestelle kann entweder durch Bildung einer Arbeitseinheit beim Beschäftigungsgeber selbst eingerichtet werden oder indem ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragt wird (§ 14 Abs. 1 S. 1 HinSchG). Im Falle der Beauftragung eines Dritten bleibt der Beschäftigungsgeber verpflichtet, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen (§ 14 Abs. 1 S. 2 HinSchG). Hierbei können Dritte auch andere Konzernunternehmen sein (§ 14 Abs. 1 S. 2 HinSchG). Gemäß § 14 Abs. 2 HinSchG besteht zudem die Möglichkeit, dass mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50–249 Beschäftigten gemeinsam eine Stelle für die Entgegennahme von Meldungen und die Umsetzung der gesetzlich vorgesehenen Maßnahmen einrichten und betreiben.
Meldekanäle für interne Meldestellen
Der interne Meldekanal kann so gestaltet werden, dass er darüber hinaus auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit dem jeweiligen zur Einrichtung der internen Meldestelle verpflichteten Beschäftigungsgeber oder mit der jeweiligen Organisationseinheit in Kontakt stehen. Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen, vgl. § 16 Abs. 3 HinSchG.
Verfahren bei internen Meldungen
Gemäß § 17 HinSchG werden die Verfahrensvorschriften für die interne Meldestelle nach dem Eingang einer Meldung geregelt. Hierzu gehört, dass die hinweisgebende Person gemäß § 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG spätestens sieben (Kalender-)Tage nach Eingang der Meldung eine Bestätigung über den erfolgreichen Erhalt erhalten soll. Die interne Meldestelle ist dabei verpflichtet, die eingegangene Meldung auf ihre Stichhaltigkeit zu prüfen, die hinweisgebende Person gegebenenfalls um zusätzliche Informationen zu ersuchen und angemessene Folgemaßnahmen zu ergreifen.
Gemäß § 17 Abs. 2 HinSchG hat die interne Meldestelle innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs der Meldung der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung zu geben. Diese Rückmeldung umfasst Informationen über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die relevanten Gründe für diese Maßnahmen. Es ist jedoch zu beachten, dass eine Rückmeldung nur erfolgen darf, soweit dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht beeinträchtigt werden und die Rechte von Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder in dieser genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
Folgemaßnahmen der internen Meldestellen
Die internen Meldestellen können gemäß § 18 HinSchG verschiedene Folgemaßnahmen ergreifen. Dazu zählt insbesondere die Durchführung einer internen Untersuchung, die darauf abzielt, den Sachverhalt des Hinweises eingehend zu prüfen.
Weitere potenzielle Folgemaßnahmen können die Beendigung des Verfahrens sein, entweder aufgrund von Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen, die eine abschließende Klärung verhindern. Zusätzlich kann die interne Meldestelle das Verfahren an eine zuständige Behörde übergeben, um eine weiterführende Untersuchung unter staatlicher Aufsicht zu ermöglichen. Diese breite Palette von Folgemaßnahmen bietet der internen Meldestelle die notwendigen Instrumente, um auf die unterschiedlichen Gegebenheiten und Komplexitäten von Meldungen angemessen zu reagieren.
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Wissenschaftlicher Mitarbeiter Jamal Lale
Sebastian Schwiering