Mitarbeiter in Unternehmen und Behörden nehmen Missstände oftmals als erste wahr und können durch ihre Hinweise dafür sorgen, dass Rechtsverstöße aufgedeckt, untersucht, verfolgt und unterbunden werden. Dabei übernehmen Hinweisgeber Verantwortung für das Unternehmen und verdienen daher Schutz vor Benachteiligungen und Repressalien, die ihnen wegen ihrer Meldung drohen und sie davon abschrecken können.
Mit diesem Artikel möchten wir Sie auf den aktuellen Stand zum Hinweisgeberschutzgesetz als Umsetzung der seit dem 17. Dezember 2021 geltenden EU-Richtlinie bringen. Unser Ziel ist es, eventuelle Unsicherheiten und Vorbehalte gegenüber Hinweisgebersystemen auszuräumen und Ihnen als Unternehmer bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems zu helfen.
Die Vertreterinnen und Vertreter von Bundestag und Bundesrat haben sich nun am 9. Mai 2023 im Vermittlungsausschuss auf Änderungen am Hinweisgeberschutzgesetz geeinigt. Am Donnerstag, dem 11.05.23 stimmte der Bundestag dem Gesetz mit den Änderungsvorschlägen des Vermittlungsausschusses zu. Einen Tag später, am Freitag, dem 12.05.23, gab der Bundesrat seine Zustimmung zu dem Gesetzesentwurf. Mit der Zustimmung des Bundesrates ist das parlamentarische Verfahren abgeschlossen.
Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems, einer internen Meldestelle, für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern. Größere Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern müssen dies ab Mitte Juni 2023 umsetzen, während kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern bis zum 17. Dezember 2023 Zeit für eine Implementierung haben (vgl. § 12 HinSchG).
Die Anforderungen an interne Meldestellen umfassen Aspekte wie Zugänglichkeit, Vertraulichkeit, Verschwiegenheit und Qualifikation der mit der Entgegennahme von Hinweisen beauftragten Personen. Meldungen können in mündlicher oder in Textform erfolgen, wobei auch persönliche Treffen möglich sein sollten. Anonyme Meldungen werden nicht zwingend verlangt, jedoch empfohlen (vgl. § 16 HinSchG).
Die mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Personen müssen unabhängig sein und über die notwendige Fachkunde verfügen. Unternehmen haben die Möglichkeit, erfahrene externe Ombudspersonen oder andere Dritte mit der Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen zu beauftragen (vgl. § 15 HinSchG).
Das Verfahren bei internen Meldungen umfasst eine Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen, die Prüfung des Verstoßes, den fortlaufenden Kontakt mit dem Hinweisgeber, die Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung und die Ergreifung angemessener Folgemaßnahmen. Eine Rückmeldung an den Hinweisgeber sollte innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs der Meldung erfolgen und die geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen sowie deren Gründe enthalten (vgl. § 17 HinSchG).
Das Hinweisgeberschutzgesetz schafft klare Vorgaben, um Hinweisgeber zu schützen und die Möglichkeit zur internen Meldung von Fehlverhalten oder Rechtsverstößen zu ermöglichen. Die Umsetzung dieser Vorschriften trägt zur Förderung einer verantwortungsvollen Unternehmensführung und zur Minimierung von Risiken bei.
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Wissenschaftlicher Mitarbeiter Jamal Lale
Sebastian Schwiering